5 Komponenti għall-Kontrolli Interni Effettivi

Evita u tikxef il-kondotta ħażina ta 'l-impjegati fl-uffiċċju mediku tiegħek

Il-kontrolli interni huma definiti bħala proċess imfassal biex jiskoraġġixxi l-frodi, jissalvagwardja r-riżorsi tal-kumpanija, u jiżgura konformità mal-liġijiet u r-regolamenti. Il-kontrolli interni huma effettivi biss jekk jiġu ddeterminati mill-ħtiġijiet speċifiċi tal-uffiċċju mediku, implimentati, immonitorjati u mkejla biex ikun żgurat li qed jiffunzjonaw kif ippjanat.

L-uffiċċju mediku għandu jieħu approċċ proattiv biex jipprevjeni u jikxef il-kondotta ħażina tal-impjegati billi jkollu politika fis-seħħ fir-rigward tal-kontrolli interni. Il-prevenzjoni u r-rilevament għandhom rwol importanti ħafna fi kwalunkwe proċess ta 'kontroll intern billi jimminimizzaw ċertu livell ta' riskju.

1 -

Prattiċi ta 'Kiri

Il-kiri tal-aħjar persunal tal-uffiċċju mediku huwa mod effettiv biex jissaħħaħ il-proċess ta 'kontrolli interni. Kiri ta 'persunal li huwa kompetenti, affidabbli u affidabbli minn kandidati li jidħlu fil-preskrizzjoni sewwa huwa biss sens tajjeb ta' negozju. Il-verifiki ta 'l-isfond u l-kontrolli ta' referenza huma modi faċli biex jinħallu barra kwalunkwe tuffieħ ħażin u jiskoraġġixxu lil ċerti persuni milli japplikaw għax-xogħol.

Għalkemm dawk li jħaddmu qabel ma jitħallewx jagħtu informazzjoni minbarra l-istatus tax-xogħol u l-eliġibilità biex jerġgħu jingħaqdu, tista 'titlob li l-applikanti jipprovdu informazzjoni ta' kuntatt għas-superviżuri jew il-coworkers preċedenti biex jiksbu informazzjoni aktar dettaljata. Verifiki ta 'sfond inklużi verifiki ta' kreditu jipprovdu wkoll dettalji dwar l-istorja personali ta 'applikant.

Iktar

2 -

Separazzjoni tad-Dazji

Id-dmirijiet separati jimpedixxu impjegat wieħed milli jkollu r-responsabbiltà ta 'transazzjonijiet multipli li jinvolvu l-immaniġġjar tal-finanzi. Kull meta impjegat irid jimmaniġġja flus għandu jkun hemm persuna waħda li tawtorizza ċerti tranżazzjonijiet, persuna oħra responsabbli għall-ipproċessar, u waħda differenti għar-rikonċiljazzjoni u ż-żamma tar-reġistri. Dan jiżgura li l-ebda persuna ma tista 'twettaq kwalunkwe kompitu li ma jkunx skopert jew rivedut minn persuna oħra.

Is-separazzjoni tad-dmirijiet tagħmilha diffiċli għal xi ammont ta 'flus li jintilef, sew jekk ikun fuq il-livell ta' l-iskrivanija jew fuq il-livell amministrattiv ta 'l-uffiċċju mediku. Meta l-impjegati jafu li kull proċess huwa ssorveljat u mmonitorjat, iħeġġeġ l-eżattezza u l-onestà fit-twettiq tal-kompiti.

3 -

Dokumentazzjoni

Kull transazzjoni finanzjarja għandu jkollha trej ta 'karti. Id-dokumentazzjoni mhix biss il-prattika tal-kitba jew id-dokumentazzjoni tal-azzjonijiet, iżda wkoll li żżomm kopji tar-rekords finanzjarji kollha bħal fatturi u rimessi ta 'ħlas. L-impjegati għandhom ikunu mgħarrfa li qatt ma jwettqu tranżazzjoni bbażata fuq talba verbali.

Id-dokumentazzjoni valida tinkludi formoli ta 'uffiċini mediċi uffiċjali, letterhead, jew fatturi u għandha tkun awtorizzata bil-firma, meta jkun meħtieġ. Il-verifiki għandhom dejjem ikollhom fattura, kif ukoll ir-rifużjonijiet, it-trasferimenti tal-flus jew il-ħlas. Il-flus kontanti għandhom jiġu aċċettati biss, qatt ma jingħataw ħlief jekk ma jingħatawx lura l-bidla tal-pazjent. Ir-rikonċiljazzjoni tal-kaxxa tal-flus għandha tiġi dokumentata wkoll fil-bidu u t-tmiem ta 'kull bidla.

4 -

Salvagwardji Fiżiċi u Elettroniċi

L-użu ta 'kaxxiforti, sistemi ta' allarm, kameras u serraturi jistgħu jgħinu lill-uffiċċju mediku biex jissalvagwardjaw id-dejta, l-inventarju, l-assi u l-flus.

1. Żomm il-kaxex tal-flus kontanti, il-kontrolli u l-kotba tal-irċevuti msakkra b'mod sigur b'aċċess limitat mill-persunal tal-uffiċċju mediku. Il-kombinazzjonijiet għandhom jinbidlu regolarment.

2. Ikollhom sistemi ta 'allarm għal wara siegħa u ġranet mhux ta' operazzjoni.

3. Il-kameras jistgħu jitqiegħdu f'kull dħul u ħruġ, l-iskrivanija ta 'quddiem u mmirati lejn is-sigurtà.

4. Żomm il-bibien fil-kamra tal-provvista u / jew il-kabinett tal-farmaċija msakkra fil-ħinijiet kollha u jippermettu biss aċċess għal ċerti żoni kif meħtieġ.

Is-salvagwardji elettroniċi jinkludu l-użu ta 'passwords u jirrestrinġu l-aċċess għal persunal awtorizzat biss.

5 -

Operazzjonijiet ta 'Monitoraġġ

Kwalunkwe proċess ta 'kontroll intern ma jkunx komplut mingħajr mod ta' monitoraġġ ta 'l-operazzjonijiet. Il-monitoraġġ tal-kontrolli interni jinvolvi r-reviżjoni tal-operazzjonijiet ta 'kuljum biex jiġi żgurat li l-proċessi jkunu qed jaħdmu tajjeb.

1. Rikonċiljazzjoni tal-flus kontanti

2. Kont jew verifika tal-karti

3. Verifika billi jitqabblu r-rapporti

4. Kontrolli regolari ta 'inventarju

Inżommu attenzjoni mill-qrib fuq il-proċessi kollha hija essenzjali, iżda l-ewwel u qabel kollox il- maniġer tal-uffiċċju mediku għandu:

1. Tistabbilixxi r-regoli u l-miri

2. Tikkomunikahom lill-istaff kollu

3. Tipprovdi feedback fuq bażi regolari